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Tout le monde a une liste de tâches qu'il rêve de ne plus faire à la main. Le vrai problème, c'est de choisir par laquelle commencer. Ce choix décide souvent de la suite : un premier essai raté et l'équipe décroche, un premier succès et tout devient plus simple. Si vous voulez être accompagné de bout en bout, notre offre Automatisation et IA pour PME part exactement de cette question. Voici la méthode pour y répondre vous-même.
Le piège du « ça fera gagner du temps »
Le réflexe naturel est de prendre la tâche la plus longue. C'est un bon point de départ, mais un mauvais critère unique. Une tâche très chronophage peut aussi être floue, traverser cinq logiciels, dépendre de trois services qui ne font pas pareil, ou manipuler des données de santé. Elle risque alors de transformer un pilote de quelques semaines en chantier de six mois.
Le temps gagné reste un critère. Mais il doit être pesé avec la complexité, la clarté des règles, la présence d'un responsable et la sensibilité des données. C'est ce que fait la grille ci-dessous.
La grille en 6 critères
Chaque tâche candidate se note de 0 à 3 sur six critères. Le total est sur 18.
- Le temps libéré. Combien d'heures par an la tâche représente-t-elle ? Faites le calcul simple : nombre de fois par mois, multiplié par la durée moyenne, multiplié par 12. Une relance de 10 minutes faite 40 fois par mois, c'est 80 heures par an.
- La stabilité des règles. La tâche suit-elle toujours les mêmes étapes ? Une convocation envoyée 10 jours avant chaque session suit une règle fixe. L'analyse d'une réclamation demande un jugement au cas par cas.
- Le nombre d'outils touchés. Plus une tâche traverse de logiciels, plus l'automatisation est longue à construire et fragile à maintenir. Un seul outil vaut 3, cinq outils ou plus valent 0.
- Le propriétaire. Une personne peut-elle décider seule de la façon de faire ? Sans propriétaire, personne ne tranche les exceptions, et l'automatisation reste en suspens.
- Les données personnelles. Ce critère est inversé : une tâche sans données personnelles vaut 3, une tâche qui touche des données de santé ou de handicap vaut 0. Ce n'est pas un interdit, c'est une question de calendrier. Ces tâches demandent plus de précautions et passent après le premier pilote.
- L'effet visible. Le gain se verra-t-il en 90 jours, et par qui ? Un gain ressenti par les clients ou les stagiaires vaut plus qu'un gain que seule une personne remarque.
Un 0 sur la stabilité des règles ou sur le propriétaire suffit à écarter une tâche du pilote, quel que soit son total. Automatiser un processus flou, c'est automatiser le désordre.
Des exemples concrets
Dans un organisme de formation, les candidates classiques sont l'envoi des convocations, la production des attestations de fin de formation, les relances des dossiers de prise en charge auprès des OPCO ou la facturation des sessions vendues sur EDOF. Dans une PME de services, on pense aux relances de devis, à la ressaisie des commandes d'un outil à l'autre, ou au tri des e-mails entrants.
Prenons les convocations. Le volume est souvent important, les règles sont stables, la tâche touche un ou deux outils, une personne en est responsable, les données se limitent à des coordonnées, et les stagiaires voient la différence. On obtient facilement 14 ou 15 sur 18. C'est un excellent premier pilote.
À l'inverse, le suivi des demandes d'adaptation pour les personnes en situation de handicap manipule des données sensibles et repose sur un échange humain. Il obtient une note basse, et c'est normal. Ce n'est pas une tâche à confier à une automatisation en premier.
Les vérifications RGPD et CSE avant de lancer
La grille donne des points. Certaines questions n'en donnent pas, mais elles peuvent retarder un projet. Mieux vaut les poser avant.
Côté données personnelles, vérifiez que le traitement figure dans votre registre des activités de traitement, prévu par l'article 30 du RGPD. Si l'automatisation change les destinataires des données ou leur lieu d'hébergement, l'information des personnes doit suivre. Vérifiez aussi le contrat de l'outil choisi : il doit encadrer la sous-traitance des données. Si vous partez de zéro sur ces sujets, notre article RGPD en PME : les points clés d'une mise en conformité réussie fait le tour des bases.
Une analyse d'impact (AIPD) est requise quand le traitement présente un risque élevé. La CNIL retient notamment le cas où il remplit au moins deux critères parmi neuf, dont les données sensibles, les publics fragiles, l'évaluation des personnes, la décision automatisée ou le recours à une technologie nouvelle (CNIL). Une tâche qui exige une AIPD n'est pas exclue, mais elle convient mal à un premier pilote court.
Côté social, si votre entreprise a un comité social et économique, l'introduction de nouvelles technologies fait partie des sujets sur lesquels il est informé et consulté (article L2312-8 du Code du travail). Ce n'est pas un frein : c'est une étape à inscrire dans le calendrier. Et quelle que soit la taille de la structure, associez les personnes qui font la tâche aujourd'hui. Ce sont elles qui connaissent les exceptions.
Enfin, si l'automatisation fait appel à l'intelligence artificielle, gardez une validation humaine sur toute décision qui a un effet sur une personne. Notre article ISO 42001 : 30 questions pour savoir si votre usage de l'IA est sous contrôle vous aide à faire le point.
Le pilote de 90 jours
Une fois la tâche choisie, limitez le pilote à 90 jours. C'est assez long pour mesurer un vrai résultat, assez court pour garder l'élan.
- Jours 1 à 15 : cadrer. Mesurez la situation de départ : temps passé, erreurs, délais. Écrivez la procédure actuelle avec ses exceptions. Bouclez les points RGPD et l'information du CSE.
- Jours 16 à 45 : construire. Mettez en place l'automatisation et testez-la sur des cas réels avec la personne qui fait la tâche.
- Jours 46 à 75 : faire tourner. L'automatisation fonctionne en conditions réelles, avec une relecture humaine. Chaque exception non prévue est notée.
- Jours 76 à 90 : mesurer et décider. Comparez avec la mesure de départ. Généralisez, corrigez ou arrêtez.
La mesure de départ est le point que l'on oublie le plus. Sans elle, impossible de prouver le gain au bout de trois mois, et donc de convaincre pour la suite.
Ce qu'il faut retenir
Commencez petit, sur une tâche claire, avec un responsable, peu d'outils et peu de données sensibles. Mesurez avant, mesurez après. Le deuxième projet sera plus ambitieux, et il sera plus facile à lancer parce que le premier aura réussi.
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Inspiration : le guide de l'automatisation des processus de l'administration fédérale américaine (GSA, Robotic Process Automation Program Playbook).