Entreprises et organisations

RGPD et DPO externalisé pour les agences immobilières, syndics et administrateurs de biens

Dossiers de candidature, pièces d'identité, mandats, copropriétaires, visites et prospection : l'immobilier est l'un des secteurs les plus sanctionnés par la CNIL. Une mise en conformité qui tient la route, et un DPO si votre volume l'exige.

Mise en conformité dès 1 900 €, DPO dès 190 € par moisDistanciel et sur site

La mission

Une agence immobilière ou un administrateur de biens collecte des pièces très personnelles : pièce d'identité, justificatifs de revenus, avis d'imposition, bulletins de paie, parfois bien plus que le décret ne l'autorise. Le décret n° 2015-1437 fixe une liste limitative des pièces exigibles d'un candidat locataire et de sa caution ; le livret de famille, la carte Vitale, les relevés bancaires détaillés, le jugement de divorce ou le casier judiciaire sont interdits, sous peine d'amende administrative (3 000 € pour une personne physique, 15 000 € pour une personne morale). Le dossier d'un candidat non retenu ne doit pas rester en base active au-delà de trois mois.

La CNIL a déjà sanctionné un administrateur de biens de 400 000 € (SERGIC, confirmé par le Conseil d'État) pour des pièces accessibles en ligne sans sécurité et conservées trop longtemps. Les autres points de vigilance sont connus : mandats et fichiers de prospection (pige, bases achetées, démarchage), copropriétés (listes de copropriétaires, procès-verbaux, impayés, vidéosurveillance des parties communes), locations saisonnières et plateformes, visites virtuelles et photos de biens occupés, logiciels métier et extranets.

Nous mettons votre agence en conformité pièce par pièce, avec une procédure de collecte des dossiers que vos négociateurs appliquent, et un DPO externalisé quand votre volume (plusieurs agences, syndic de plusieurs milliers de lots) le justifie.

Nos domaines d'intervention

Dossiers de location et pièces exigiblesListe des pièces autorisées par le décret, pièces interdites, collecte via une plateforme sécurisée plutôt que par e-mail, suppression des candidatures non retenues sous trois mois.

Mandats, vendeurs et prospectionPige, bases achetées, démarchage téléphonique et courrier, estimation en ligne : bases légales, information, droit d'opposition, liste Bloctel.

Copropriétés et syndicListes de copropriétaires et de locataires, extranet, procès-verbaux et impayés, vidéosurveillance des parties communes, prestataires et conseil syndical : qui accède à quoi.

Photos, visites et biens occupésPhotos et visites virtuelles de logements occupés, boîtes à clés et visites, caméras et badges dans les immeubles gérés.

Logiciels métier et extranetsLogiciel de transaction ou de gestion, extranet copropriétaires, signature électronique, plateformes de diffusion : contrats de sous-traitance, hébergement, accès des négociateurs et des agents commerciaux indépendants.

Un regard d'auditeurNous gérons nous-mêmes des biens et nous auditons des organisations : nous savons ce qu'un contrôle de la CNIL ou de la DGCCRF regarde en agence.

Les étapes

1DiagnosticRevue de vos dossiers de location, mandats, outils de prospection, logiciels et extranets, affichage et site. Rapport des écarts et priorités, avec les points qui exposent à une amende.
2Mise en conformitéRegistre des traitements, procédure de collecte des dossiers de candidature, mentions pour les mandats, formulaires et site, tableau des durées de conservation, contrats avec vos logiciels et plateformes, règles pour les agents commerciaux indépendants.
3Sensibilisation des négociateursUne session courte avec vos cas réels : ce qu'on demande, ce qu'on refuse, où on range, quand on supprime.
4DPO ou référent RGPDDPO externalisé désigné auprès de la CNIL pour les structures à volume important ; référent interne accompagné pour une agence indépendante.
5Suivi dans la duréeDemandes des candidats, des locataires et des copropriétaires, incidents, nouveaux outils, veille (RGPD, décret pièces justificatives, loi sur les copropriétés), bilan annuel.

Les formats

Diagnostic RGPD · 750 €Une journée pour passer en revue dossiers, mandats, outils et extranets, et vous remettre un plan d'actions avec les points qui exposent à une amende. Déduit si vous poursuivez.

Mise en conformité · dès 1 900 €Registre, procédure de collecte des dossiers, mentions, durées de conservation, contrats, règles pour les agents indépendants, sensibilisation des négociateurs. Trois jours, au-delà sur devis.

Référent RGPD accompagné · 90 € par moisPour une agence indépendante : votre référent interne est formé par nous, puis nous répondons à ses questions, traitons avec lui les demandes et les incidents, et mettons les documents à jour une fois par an. Engagement de 12 mois.

DPO externalisé · dès 190 € par moisPour les réseaux, syndics et administrateurs de biens : désignation auprès de la CNIL, demandes, incidents, veille, bilan annuel. 190 € par mois pour moins de 20 personnes, 390 € de 20 à 50 ; au-delà sur devis.Toutes les formules DPO externalisé →

Ce que vous obtenez

Rapport de diagnostic et plan d'actions
Registre des traitements
Procédure de collecte et de suppression des dossiers de candidature
Mentions pour mandats, formulaires, site et extranet
Tableau des durées de conservation (candidats, locataires, copropriétaires, prospection, vidéosurveillance)
Contrats et clauses avec logiciels, plateformes et agents indépendants
Charte des négociateurs
Attestation de désignation du DPO le cas échéant
Accès à l'espace Conformité RGPD de l'application Hinsight

Pour qui ?

Agences immobilières indépendantes et réseauxSyndics de copropriété et administrateurs de biensGestionnaires de locations saisonnièresPromoteurs et lotisseursMandataires et agents commerciaux indépendants

Ce que ça inclut

RGPDDPOImmobilierSyndic

Questions fréquentes

Quelles pièces puis-je demander à un candidat locataire ?

Uniquement celles de la liste limitative du décret n° 2015-1437 : une pièce d'identité, un seul justificatif de domicile, les justificatifs d'activité professionnelle et de revenus, et l'équivalent pour la caution. Livret de famille, carte Vitale, relevés bancaires détaillés, jugement de divorce ou casier judiciaire sont interdits.

Combien de temps conserver les dossiers des candidats non retenus ?

Pas plus de trois mois en base active selon le référentiel de la CNIL, puis suppression ; un archivage restreint n'est possible qu'en cas de contentieux. Les dossiers du locataire retenu se conservent pendant le bail puis le temps des obligations légales.

Puis-je faire de la pige et prospecter les vendeurs ?

Oui, sur la base de l'intérêt légitime, avec une information claire dès le premier contact, le respect de Bloctel pour le téléphone et un droit d'opposition simple. Les bases achetées doivent avoir été constituées légalement, ce que vous devez pouvoir vérifier.

Qui peut accéder à la liste des copropriétaires ?

Le syndic, le conseil syndical dans le cadre de ses missions, et les copropriétaires pour ce que la loi prévoit (convocations, procès-verbaux). Pas les prestataires, pas les candidats acquéreurs. L'extranet doit cloisonner les accès.

Quel risque réel pour une agence ?

Deux voies : l'amende administrative du préfet pour une pièce interdite (3 000 € ou 15 000 €), et la sanction de la CNIL au titre du RGPD, qui a déjà atteint 400 000 € pour un administrateur de biens (SERGIC) dont les pièces étaient accessibles en ligne et conservées trop longtemps.

Mes agents commerciaux indépendants sont-ils concernés ?

Oui : ils traitent vos données clients pour votre compte. Il leur faut un cadre contractuel, des outils fournis par l'agence et des règles de conservation, et le retrait des accès en fin de collaboration.

Intervenez-vous en dehors de Lyon ?

Oui, partout en France à distance ; sur site dans toute la région Auvergne-Rhône-Alpes.

Informations pratiques

Durée: Diagnostic : 1 jour. Mise en conformité : 3 jours sur 1 à 2 mois. DPO ou référent accompagné : engagement de 12 mois.
Modalités et délais d'accès: Premier échange gratuit sous 72 heures ouvrées.
Tarifs: Diagnostic 750 €, déduit de la mise en conformité si vous poursuivez. Mise en conformité dès 1 900 € (3 jours). Référent RGPD accompagné 90 € par mois (12 mois). DPO externalisé 190 € par mois (moins de 20 personnes), 390 € de 20 à 50 ; réseaux et syndics importants sur devis. Prix nets (TVA non applicable). À distance partout en France, sur site depuis Lyon.

Information mise à jour le 07/11/2026.

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