À gauche, la couverture. À droite, une page du guide : le parcours des données d'une stagiaire.
55
pages
13
chapitres
20
infographies
25
modèles et courriers
27
termes expliqués
Pour qui
Le kit est fait pour vous si…
Vous dirigez un organisme de formation
Vous savez que le RGPD vous concerne, sans savoir par où commencer ni ce qui est vraiment obligatoire.
Vous travaillez avec des formateurs indépendants
Ils voient les données de vos stagiaires : vous voulez un contrat et une charte simples à leur faire signer.
Un client ou un financeur vous interroge
Une entreprise, un donneur d'ordre ou un auditeur vous demande votre registre ou vos mentions : vous voulez pouvoir répondre.
Vous accueillez des publics sensibles
Handicap, bilans de compétences, VAE, apprentis mineurs : vous voulez les bonnes précautions sans alourdir votre quotidien.
Ce que vous recevez
Un guide en quatre parties, des modèles prêts à adapter
Le guide
13 chapitres · 20 infographies
- Comprendre : Ce qu'est une donnée personnelle (papier, voix et image compris), quand une information d'entreprise devient personnelle, le RGPD en sept questions.
- Faire l'état des lieux : Les huit familles de personnes autour d'un organisme, les dix portes d'entrée des données, le parcours d'une stagiaire, la cartographie.
- Savoir ce qu'on risque : Qui est responsable de quoi, les six obligations avec les durées de conservation, les cas sensibles, les sanctions en euros.
- Se mettre en conformité : Le plan en dix étapes sur trois mois, les 72 heures en cas d'incident, les rendez-vous de l'année et le lien avec Qualiopi.
Les modèles
13 modèles, 10 courriers · Word, Excel, PowerPoint
- M1 Registre des traitements (Excel pré-rempli et Word)
- M2 Mentions d'information : formulaire, inscription, besoins d'adaptation
- M3 Mention pour les candidats
- M4 Clause RGPD des conventions et contrats
- M5 Contrat de sous-traitance avec un formateur (article 28)
- M6 Procédure et registre des demandes
- M7 Procédure et registre des violations
- M8 Politique de conservation
- M9 Charte du formateur
- M10 Politique de confidentialité du site
- M11 Procédure en cas de contrôle de la CNIL
- M12 Procédure pour un nouvel outil ou un nouveau sous-traitant (IA comprise)
- M13 Check-list de sécurité
- C1 à C10 Courriers types : accusé de réception, réponse d'accès, effacement, violation, CNIL, éditeurs
- M14 Autodiagnostic en 60 questions et feuille de route datée (Excel)
- M15 Support de sensibilisation de l'équipe, 1 heure (PowerPoint)
Check-list, prompts et glossaire
14 étapes · 6 prompts · 27 termes
La check-list reprend le plan avec une date à noter et une case à cocher. Les prompts aident à rédiger et à vérifier, sans jamais y coller de données réelles :
- Adapter une mention d'information
- Vérifier les champs d'un formulaire
- Compléter le registre
- Qualifier un incident
- Répondre à une demande d'accès
- Préparer la sensibilisation de l'équipe
Feuilletez le kit
Ce que vous aurez entre les mains
Pourquoi maintenant
Ce que dit la loi, en clair
Un registre obligatoire
Tout organisme qui inscrit des stagiaires tient un registre de ses traitements (article 30 du RGPD).
Un mois pour répondre
Un stagiaire qui demande ses données ou leur suppression doit obtenir une réponse dans le mois.
72 heures en cas d'incident
S'il existe un risque pour les personnes, la CNIL doit être prévenue sous 72 heures après la découverte.
Jusqu'à 20 000 €
En procédure simplifiée, la CNIL peut infliger aux petites structures une amende et une astreinte de 100 € par jour.
Ce que l'on voit en audit
Les erreurs que le kit vous évite
Croire que le papier n'est pas concerné
Émargements, dossiers d'inscription, carnet du formateur : le RGPD protège la personne, quel que soit le support.
Oublier le formateur indépendant
Il manipule les données de vos stagiaires : un contrat de sous-traitance écrit est obligatoire.
Demander le diagnostic au lieu du besoin
Pour adapter une formation, il faut connaître le besoin, pas la pathologie. Et personne d'autre n'a à le savoir.
Tout garder « au cas où »
Chaque donnée a une durée. Les vieux CV et les prospects inactifs depuis trois ans sont à purger.
Utiliser les stagiaires d'un autre organisme
Quand vous animez en sous-traitance, ses stagiaires restent les siens : pas de prospection.
Cacher un incident
Un e-mail mal envoyé ou un ordinateur volé se gère en 72 heures. La CNIL juge plus sévèrement ce qui est caché.
Qui a écrit ce kit
Loïs Armand, Hinsight
Auditeur Qualiopi depuis 2020 et auditeur de la certification RGPD des organismes de formation, ingénieur pédagogique et ancien dirigeant d'organisme de formation. Il voit en audit ce qui manque le plus souvent : le kit le met en place, simplement.
Être accompagné par Hinsight →Comment ça marche
De l'achat à la conformité
- 1
Vous achetez le kit
Paiement par carte. Vous recevez aussitôt le lien de téléchargement : le guide et tous les modèles, en Word, Excel et PowerPoint.
- 2
Vous faites l'état des lieux
Une demi-journée à deux pour la cartographie, puis le registre pré-rempli à adapter.
- 3
Vous encadrez
Mentions, clauses, contrats avec les formateurs, durées de conservation, sécurité de base.
- 4
Vous prouvez
Procédures prêtes, équipe sensibilisée, dossier de conformité à jour et revue annuelle programmée.
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande le plus
Faut-il être juriste ou informaticien pour s'en servir ?
Non. Le kit est écrit pour un dirigeant ou un responsable administratif d'organisme de formation : chaque notion est expliquée en clair, avec des exemples tirés de la vie d'un organisme, et un glossaire de 27 termes.
Le registre des traitements est-il vraiment obligatoire ?
Oui pour un organisme de formation. L'exception prévue pour les structures de moins de 250 salariés ne joue pas dès que les traitements sont réguliers, ce qui est le cas dès que vous inscrivez des stagiaires. Le kit fournit le registre pré-rempli, en Excel et en Word.
Le kit couvre-t-il les bilans de compétences, la VAE et l'apprentissage ?
Oui, dans le chapitre des cas sensibles : confidentialité des résultats d'un bilan, dossier de VAE, apprentis mineurs, photos et vidéos, besoins d'adaptation.
Est-ce que cela sert pour Qualiopi ?
Le RGPD fait partie des obligations légales que la veille de l'organisme doit couvrir. Votre registre, vos mentions et vos procédures montrent à l'auditeur que vous identifiez et appliquez vos obligations.
Les modèles sont-ils modifiables ?
Oui. Les 13 modèles et les 10 courriers sont fournis en Word, les champs à compléter surlignés en jaune. Le registre et l'autodiagnostic sont en Excel, le support de sensibilisation en PowerPoint.
Qu'est-ce que l'espace conformité en ligne ?
Avec le kit, vous ouvrez un espace sur app.hinsight.org avec l'adresse de votre achat : autodiagnostic en 60 questions avec score et actions, registre pré-rempli à compléter et à exporter en PDF, feuille de route datée, courriers types complétés à votre nom et check-list de sécurité. Chaque texte généré porte un avertissement : il reste à relire et à adapter.
Et si je veux être accompagné ?
Hinsight peut faire le point avec vous, relire votre registre et vos documents, former votre équipe, ou assurer la fonction de délégué à la protection des données (DPO) externalisé. Vous pouvez commencer avec le kit et nous solliciter à tout moment.
Voir l'accompagnement RGPD et DPO →