« Combien de temps dois-je garder mes feuilles d'émargement ? » C'est l'une des questions que les organismes de formation posent le plus souvent sur le RGPD. La réponse courte : il n'existe pas une durée unique pour tout le dossier stagiaire. Chaque pièce a sa propre durée, fixée tantôt par un texte, tantôt par un financeur, tantôt par vous-même. Voici comment s'y retrouver, pièce par pièce, puis comment l'organiser sans y passer vos soirées.
Le principe : garder ce qui sert, le temps où ça sert
Le RGPD ne donne pas de durée chiffrée. Il pose une règle : les données personnelles ne sont conservées que le temps nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées (article 5 du RGPD, principe de limitation de la conservation). C'est à l'organisme de fixer ses durées, de les justifier et de les écrire dans son registre des traitements.
En pratique, la vie d'un dossier stagiaire se découpe en trois temps :
- la base active : pendant la formation et juste après, le dossier sert au quotidien (suivi, évaluations, attestation, facturation) ;
- l'archivage intermédiaire : la formation est finie, mais vous devez pouvoir présenter certaines pièces en cas de contrôle ou de litige. Elles sont rangées à part et seules les personnes qui en ont besoin y accèdent ;
- la suppression : la durée est atteinte, les pièces sont détruites ou anonymisées, y compris chez vos prestataires (plateforme, logiciel de gestion, sauvegardes).
La vraie question n'est donc pas « combien de temps garder le dossier ? », mais « quelle pièce doit être conservée, pour quelle raison, et jusqu'à quand ? ».
Ce que disent les textes, pièce par pièce
Les preuves de réalisation : émargements, attestations, évaluations
En cas de contrôle des services de l'État (DREETS), l'organisme doit présenter « tous documents et pièces établissant la réalité et la réalisation des actions de formation » (article L. 6362-6 du Code du travail). À défaut, les actions sont réputées ne pas avoir été exécutées et les sommes perçues doivent être remboursées au cocontractant. Le Code du travail ne fixe pas de durée de conservation pour ces pièces, mais un organisme qui ne peut plus prouver une formation en prend le risque.
La qualité des pièces compte autant que leur durée. Les juges administratifs écartent régulièrement des feuilles d'émargement incohérentes entre elles, ou qui ne mentionnent ni l'intitulé du module, ni le formateur, ni le lieu. Une simple croix à côté d'un nom ne suffit pas. Une attestation sur l'honneur rédigée après coup non plus.
Pour les formations financées par le CPF, la règle est explicite. Les conditions générales de Mon Compte Formation imposent à l'organisme de conserver pendant 5 ans tout document ou pièce justifiant la réalité de la formation (article 7.3 des conditions générales, version 16 en vigueur depuis le 22 octobre 2026). Ces conditions évoluent régulièrement : vérifiez la version en vigueur sur votre espace EDOF.
Vous lirez ailleurs 3, 4 ou 6 ans pour les feuilles d'émargement. Ces chiffres renvoient le plus souvent à des pratiques ou à des délais de contrôle propres à un financeur, sans texte général qui les impose. Retenez la règle simple : la durée de votre convention de financement si elle en fixe une, 5 ans pour le CPF, et en l'absence de règle, une durée que vous justifiez dans votre registre.
Les factures, conventions et pièces comptables
Les documents comptables et les pièces justificatives (factures, bons de commande, conventions qui fondent la facturation) se conservent 10 ans (article L. 123-22 du Code de commerce). Ce n'est pas une option : la durée s'impose à toute structure qui tient une comptabilité. Le droit fiscal s'aligne désormais : l'article 36 de la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 porte de 6 à 10 ans le délai de conservation prévu à l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales, pour les documents dont la conservation expire après le 1er janvier 2027.
Les pièces demandées par vos financeurs
OPCO, Régions, France Travail, fonds européens : chaque financeur peut fixer dans sa convention sa propre durée de conservation des justificatifs, parfois plus longue que celle du CPF. Relisez vos conventions de financement et notez leur durée dans votre registre. Pour une même formation, c'est la durée la plus longue qui s'applique aux pièces concernées.
Les preuves Qualiopi
Le référentiel national qualité ne fixe pas de durée de conservation. En revanche, l'audit de surveillance (entre le 14e et le 22e mois après l'audit initial) puis l'audit de renouvellement examinent des actions réalisées depuis l'audit précédent. Gardez donc vos preuves (positionnements, évaluations, recueils d'appréciation, traitements des réclamations) au moins sur l'ensemble de votre cycle de certification de trois ans.
Ce qu'il ne faut pas garder trop longtemps
Certaines données n'ont rien à faire dans l'archive, même si le reste du dossier y va.
- Les informations liées à un handicap. Elles servent à adapter la formation. Une fois la formation terminée, conservez au plus la trace de l'aménagement réalisé (utile pour Qualiopi), pas le détail de la situation de la personne. Ce sont des données de santé, au sens du RGPD.
- Les copies de pièces d'identité. Ne les demandez que si un texte ou un financeur l'exige, et supprimez-les dès que la vérification est faite.
- Les prospects. Une personne qui a demandé un devis sans s'inscrire n'est pas un stagiaire. Pour la prospection, la CNIL retient une durée de 3 ans à compter du dernier contact venant de la personne.
- Les traces de connexion à votre plateforme. Elles servent à la sécurité et au suivi de l'assiduité. La CNIL recommande une conservation de 6 mois à 1 an pour la journalisation ; si vous utilisez ces traces comme preuve d'assiduité à distance, conservez plutôt l'export de progression, rattaché au dossier.
Le tableau à recopier dans votre registre
| Pièce | Durée de conservation | Fondement |
|---|---|---|
| Émargements, attestations d'assiduité, preuves de réalisation (formation CPF) | 5 ans | Conditions générales Mon Compte Formation, art. 7.3 (V16) |
| Émargements et preuves de réalisation (autres financements) | Durée fixée par le financeur, à défaut votre durée justifiée (aligner sur 5 ans est une pratique répandue) | Conventions de financement, L. 6362-6 du Code du travail |
| Factures, conventions, pièces comptables | 10 ans | L. 123-22 du Code de commerce, L. 102 B du livre des procédures fiscales |
| Preuves Qualiopi | Au moins le cycle de certification (3 ans) | Référentiel national qualité |
| Informations sur un handicap | Fin de la formation, puis trace de l'aménagement seulement | Article 5 du RGPD (minimisation) |
| Données de prospects | 3 ans après le dernier contact | Recommandation de la CNIL |
| Journaux de connexion à la plateforme | 6 mois à 1 an | Recommandation de la CNIL |
Les durées de votre registre peuvent être plus longues si vous les justifiez. Elles ne peuvent pas être « illimitées ».
Mettre en place vos durées en cinq étapes
- Faites l'inventaire du dossier stagiaire, du devis à l'attestation : listez chaque pièce et l'outil où elle est stockée (logiciel de gestion, plateforme, messagerie, papier).
- Attribuez une durée à chaque pièce dans votre registre des traitements, avec son fondement. Le tableau ci-dessus est un bon point de départ.
- Séparez l'archive du quotidien. Un dossier « archives » à accès restreint suffit, à condition que la plateforme et le logiciel de gestion suivent la même logique.
- Fixez une purge annuelle, à date fixe (par exemple chaque mois de janvier), et gardez une trace de ce qui a été supprimé.
- Dites-le aux stagiaires. Les durées figurent dans l'information que vous leur donnez : formulaire d'inscription, livret d'accueil, conditions générales.
Pour aller plus loin
Les durées de conservation font partie d'un ensemble : bases légales, droits des personnes, sous-traitants, sécurité. Notre parcours en ligne « Le RGPD en organisme de formation » les traite en quatre heures, avec des mises en situation propres aux OF, un examen final et une attestation. Si vous voulez passer directement à la pratique, le Kit RGPD organisme de formation contient un registre Excel prérempli pour les traitements d'un OF, que vous n'avez plus qu'à adapter.
Sources
- Code du travail, article L. 6362-6 (preuve de la réalité des actions) : Légifrance
- Centre Inffo, Organismes de formation : preuve de la réalité de l'action de formation
- DREETS Bretagne, Le contrôle des organismes de formation
- Mon Compte Formation, Version 16 des conditions d'utilisation : ce qui change
- Code de commerce, article L. 123-22 (conservation des documents comptables) : Légifrance
- Centre Inffo, L'audit de surveillance Qualiopi
- KPMG Avocats, Archivage fiscal : 10 ans de conservation désormais
- CNIL, Recommandation relative aux mesures de journalisation
- CNIL et Bpifrance, Améliorez et maîtrisez votre relation client
- Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 5 : EUR-Lex
Cet article donne des repères généraux à la date de sa publication. Il ne remplace pas l'analyse de votre situation, notamment des conventions qui vous lient à vos financeurs.