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Entreprises et organisations

RGPD et DPO externalisé pour les associations

Adhérents, bénévoles, mineurs, donateurs, photos d'événements, outils gratuits : une association traite autant de données qu'une entreprise, avec moins de moyens. Une mise en conformité à la taille de votre structure, et un DPO si vous en avez besoin.

Référent RGPD accompagné dès 90 € par mois, DPO dès 190 € par moisDistanciel et sur site

La mission

Le RGPD s'applique à toute association dès qu'elle tient un fichier d'adhérents, une liste de bénévoles, une boîte mail ou une page Facebook. Le statut loi 1901 n'allège rien ; les moyens, eux, sont plus limités, et les données circulent entre des bénévoles qui changent, des outils gratuits choisis dans l'urgence et des partenaires (fédération, mairie, financeurs). La CNIL a annoncé pour 2026 une attention particulière aux clubs et aux structures accueillant des mineurs.

Les sujets propres au monde associatif sont connus : bulletin d'adhésion et durée de conservation après la dernière cotisation, autorisation parentale écrite pour les photos et les données de santé des jeunes (certificats, allergies, PAI), fichier des donateurs et reçus fiscaux, newsletters et partage de listes avec des partenaires, accès des bénévoles à retirer quand ils partent, demandes de pièces par une collectivité lors d'une subvention. Hinsight est une association : nous connaissons ces situations de l'intérieur.

Nous mettons votre association en conformité en quelques jours, avec des documents que vos bénévoles peuvent appliquer, et un espace en ligne où tout est rangé pour le prochain bureau. Le DPO externalisé n'est obligatoire que pour quelques structures (médico-social, suivi à grande échelle) ; pour les autres, nous proposons un référent RGPD accompagné, moins cher, ou la mise en conformité seule avec un bilan annuel.

Nos domaines d'intervention

Adhérents et bulletin d'adhésionMentions sur le bulletin papier et en ligne, cases distinctes pour la newsletter et le partage avec les partenaires, conservation définie après la dernière cotisation, droit d'opposition simple.
Mineurs et autorisations parentalesAutorisation écrite du représentant légal, propre à chaque usage : photos et vidéos, données de santé (certificats, allergies, projets d'accueil), transport, communication avec les familles.
Bénévoles et accès aux outilsQui accède à quoi, sur quels comptes, avec quels mots de passe ; retrait des accès au départ ; pas de fichier adhérents sur un téléphone personnel sans cadre.
Donateurs, reçus fiscaux et campagnesFichier des donateurs, conservation des reçus fiscaux six ans, information et droit d'opposition avant toute transmission à un partenaire, plateformes de dons en ligne.
Outils gratuits et partenairesMessagerie, drive, formulaires, billetterie, fédération, logiciel de gestion : vérification de l'hébergement, des contrats de sous-traitance et des paramétrages avant de continuer à s'en servir.
Subventions et appels à projetsCe qu'une collectivité ou un financeur peut demander (budget, comptes, rapport d'activité) et ce qu'il ne peut pas exiger (la liste nominative des adhérents) ; une politique de protection des données prête à joindre à un dossier.

Les étapes

  1. 1DiagnosticAutodiagnostic, entretien avec le bureau et revue de vos documents et outils : bulletin d'adhésion, autorisations, fichiers, messagerie, site, réseaux sociaux. Rapport des écarts et priorités, à la taille de votre structure.
  2. 2Mise en conformitéRegistre des traitements (5 à 8 fiches pour une association type), mentions et autorisations, politique de protection des données, tableau des durées de conservation, procédure d'accès des bénévoles, contrats avec vos prestataires.
  3. 3Sensibilisation du bureau et des bénévolesUne session courte avec vos cas réels, et une charte d'une page que chaque bénévole signe.
  4. 4DPO ou référent RGPDDésignation d'un DPO auprès de la CNIL si votre activité l'exige ou si vous le souhaitez ; sinon un référent RGPD interne, formé et accompagné par nous.
  5. 5Suivi dans la duréeRéponse aux demandes des adhérents et des familles, incidents, cadrage des nouveaux outils, bilan annuel présenté en assemblée générale ou en conseil d'administration, transmission au bureau suivant.

Les formats

Diagnostic RGPD · 750 €Une journée pour passer en revue vos fichiers, vos outils et vos documents, et vous remettre un plan d'actions réaliste. Déduit de la mise en conformité si vous poursuivez.
Mise en conformité · dès 1 900 €Registre, bulletin d'adhésion et autorisations, politique de protection des données, durées de conservation, accès des bénévoles, contrats avec vos prestataires, sensibilisation du bureau. Trois jours, au-delà sur devis.
Référent RGPD accompagné · 90 € par moisPour les associations qui n'ont pas l'obligation de désigner un DPO : votre référent interne est formé par nous, puis nous répondons à ses questions, cadrons chaque nouvel outil avant son usage, traitons avec lui les demandes et les incidents, et présentons un bilan annuel au bureau. Engagement de 12 mois, sans désignation auprès de la CNIL.
DPO externalisé · dès 190 € par moisPour les associations qui y sont tenues (médico-social, suivi à grande échelle) ou qui le souhaitent : désignation auprès de la CNIL, demandes, incidents, veille, bilan annuel en assemblée générale.Toutes les formules DPO externalisé →
Pack appel à projets RGPD · 1 400 €, sous 10 jours ouvrésUn financeur ou une collectivité exige votre politique de protection des données pour un appel à projets ou une convention ? Politique, registre initial, procédures et clause livrés en dix jours ouvrés.Voir le pack →
Avancer seul avec nos outilsLe kit RGPD et le parcours en ligne, avec l'espace Conformité RGPD de l'application, pour une petite association qui veut faire le travail elle-même avec de bons modèles.Kit RGPD organisme de formation (79 €) →Parcours RGPD en organisme de formation + kit complet (99 €) →

Ce que vous obtenez

  • Rapport de diagnostic et plan d'actions
  • Registre des traitements
  • Bulletin d'adhésion et autorisations (photos, santé, mineurs) mis à jour
  • Politique de protection des données à joindre aux dossiers de subvention
  • Tableau des durées de conservation (adhérents, donateurs, reçus fiscaux, bénévoles)
  • Procédure d'accès et de départ des bénévoles
  • Charte du bénévole
  • Accès à l'espace Conformité RGPD de l'application Hinsight

Pour qui ?

Clubs sportifs et associations accueillant des mineursAssociations culturelles, de loisirs et d'éducation populaireAssociations d'aide, d'insertion et de solidaritéFédérations, unions et réseaux associatifsAssociations employeuses (dès le premier salarié)

Ce que ça inclut

RGPDDPOAssociations

Questions fréquentes

Une petite association doit-elle vraiment appliquer le RGPD ?

Oui, dès qu'elle traite des données personnelles, c'est-à-dire dès le premier fichier d'adhérents. Les obligations sont proportionnées : pour une association type, le registre tient en 5 à 8 fiches et la mise en conformité en quelques jours.

Devons-nous désigner un DPO ?

Rarement. Il est obligatoire pour les associations qui traitent des données sensibles à grande échelle (médico-social, par exemple) ou qui suivent systématiquement des personnes à grande échelle. Pour les autres, un référent RGPD interne suffit : nous le formons et l'accompagnons pour 90 € par mois. Le DPO externalisé reste possible si vos financeurs ou votre fédération le demandent.

Quelles autorisations pour les mineurs ?

Une autorisation écrite du représentant légal, distincte pour chaque usage : photos et vidéos (avec le support de diffusion), données de santé (certificat, allergies, projet d'accueil individualisé), transport, communication. Elle peut être retirée à tout moment, et les photos retirées des supports en ligne.

Combien de temps conserver les données des adhérents et des donateurs ?

Les données d'un adhérent se conservent pendant l'adhésion puis une durée courte après la dernière cotisation (trois ans est une pratique courante), celles d'un donateur trois ans après le dernier contact, et les reçus fiscaux six ans pour le contrôle fiscal. Nous fixons ces durées dans un tableau et dans vos mentions.

La mairie nous demande la liste des adhérents pour une subvention, devons-nous la fournir ?

Non. Une collectivité peut demander le budget, les comptes, le rapport d'activité et le nombre d'adhérents, pas la liste nominative. Nous vous aidons à répondre avec les bons documents, dont une politique de protection des données.

Nos bénévoles utilisent leurs propres outils, est-ce un problème ?

Souvent, oui : un fichier adhérents sur un téléphone personnel ou un drive privé échappe à l'association. Nous définissons les outils autorisés, les accès par rôle et la procédure de départ, sans alourdir le quotidien des bénévoles.

Intervenez-vous en dehors de Lyon ?

Oui, partout en France à distance, en soirée si vos bénévoles ne sont disponibles qu'à ce moment-là ; sur site dans toute la région Auvergne-Rhône-Alpes.

Informations pratiques

Durée
Diagnostic : 1 jour. Mise en conformité : 3 jours sur 1 à 2 mois. DPO ou référent accompagné : engagement de 12 mois.
Modalités et délais d'accès
Premier échange gratuit sous 72 heures ouvrées, avec le président, le trésorier ou le secrétaire, en soirée si besoin.
Tarifs
Diagnostic 750 €, déduit de la mise en conformité si vous poursuivez. Mise en conformité dès 1 900 € (3 jours). Référent RGPD accompagné 90 € par mois (12 mois, sans désignation CNIL). DPO externalisé 190 € par mois (moins de 20 personnes, salariés et bénévoles réguliers), 390 € de 20 à 50 ; au-delà, sur devis. Prix nets (TVA non applicable). À distance partout en France, sur site depuis Lyon.

Information mise à jour le 07/11/2026.

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