Planifier un appel

Organismes de formation

DPO externalisé pour les organismes de formation, CFA, bilans et VAE

Stagiaires, formateurs sous-traitants, financeurs, plateformes : un organisme de formation traite des données personnelles à chaque étape. Un DPO qui connaît ce métier, dès 190 € par mois.

DPO externalisé dès 190 € par moisDistanciel et sur site

La mission

Un organisme de formation collecte des données dès la demande de devis : identité, parcours, situation (demandeur d'emploi, salarié, travailleur handicapé), parfois des données de santé pour adapter un parcours. Il les transmet à des financeurs (OPCO, Caisse des dépôts, France Travail, Transitions Pro), les confie à des formateurs sous-traitants et occasionnels, les héberge dans un LMS, un outil de signature électronique, une messagerie, un logiciel de gestion. Chaque maillon est un traitement, un destinataire ou un sous-traitant à encadrer.

Nous partons du référentiel de certification RGPD des organismes de formation publié par la CNIL : il décrit exactement ce qu'un organisme doit mettre en place, de l'information des stagiaires à la gestion des formateurs et à la sécurité des outils. Nous l'utilisons comme grille de diagnostic et de mise en conformité, que vous visiez la certification ou non. Notre expérience d'audit de cette certification nous dit où les organismes échouent le plus souvent : conservation sans limite des dossiers, formateurs sans contrat de sous-traitance, mentions absentes des formulaires et des conventions, captations vidéo et émargements électroniques non encadrés.

Le DPO externalisé fait ensuite vivre cette conformité : il répond aux demandes des stagiaires, encadre les nouveaux outils, suit les sous-traitants et prépare les preuves qu'un financeur, un certificateur ou un contrôleur peut demander. Les prix sont ceux de l'offre DPO externalisé Hinsight.

Nos domaines d'intervention

Les stagiaires informés au bon momentMentions sur le formulaire de contact, le devis, la convention et le règlement intérieur ; information sur les transmissions aux financeurs ; recueil du consentement quand il est requis (photos, témoignages, captation).
Les données sensibles sous contrôleHandicap, santé, situation sociale : collecte limitée à ce qui sert l'adaptation du parcours, accès restreint, conservation courte, aucune transmission non prévue.
Les formateurs sous-traitants encadrésContrat de sous-traitance conforme à l'article 28, charte du formateur, instructions sur les outils autorisés, restitution ou suppression des données en fin de mission.
Les financeurs et plateformes cadrésOPCO, Caisse des dépôts, France Travail, Transitions Pro, EDOF, Kairos : ce que vous transmettez, sur quelle base, et ce que vous conservez comme preuve.
Les outils vérifiésLMS, visio, signature et émargement électroniques, questionnaires en ligne, messagerie : hébergement, contrats, paramétrages, durées de conservation.
Un regard d'auditeurNous auditons la certification RGPD des organismes de formation : nous savons quelles preuves sont attendues et où les dossiers pèchent.

Les étapes

  1. 1Diagnostic sur le référentiel CNILAutodiagnostic en 60 questions, entretien et revue de vos documents : conventions, formulaires, contrats de formateurs, outils. Rapport des écarts et priorités.
  2. 2Mise en conformitéRegistre des traitements de l'organisme, mentions et politique de confidentialité, contrats de sous-traitance des formateurs, durées de conservation des dossiers stagiaires, procédures demandes et violations.
  3. 3SensibilisationUne session pour l'équipe et les formateurs avec vos cas réels, la charte à signer et les bons réflexes au quotidien.
  4. 4Désignation du DPODésignation auprès de la CNIL, attestation, information des stagiaires et de l'équipe.
  5. 5Suivi dans la duréePoint trimestriel ou mensuel, revue annuelle du registre, veille (RGPD, AI Act, financeurs), bilan annuel, préparation des preuves pour un audit ou un contrôle.

Les formats

Diagnostic RGPD sur le référentiel CNIL · 750 €Une journée pour passer votre organisme au crible du référentiel de certification RGPD des organismes de formation. Déduit de la mise en conformité si vous poursuivez.
Mise en conformité · dès 1 900 €Registre, mentions, contrats de formateurs, durées de conservation, procédures, sensibilisation. Trois jours, au-delà sur devis.
DPO externalisé · dès 190 € par moisDésignation auprès de la CNIL, suivi du registre, demandes des stagiaires, violations, veille, bilan annuel. 190 € par mois pour moins de 20 personnes, 390 € de 20 à 50 personnes.Toutes les formules DPO externalisé →
Avancer seul avec le kit RGPD organisme de formationLe kit RGPD et le parcours en ligne conçus pour les organismes de formation, avec l'espace Conformité RGPD de l'application.Kit RGPD organisme de formation (79 €) →Parcours RGPD en organisme de formation + kit complet (99 €) →
Viser la certification RGPD des organismes de formation ?Si vous souhaitez vous faire certifier sur le référentiel CNIL par un organisme certificateur agréé, nous vous préparons à l'audit. Par impartialité, nous n'auditons jamais un organisme que nous avons accompagné.

Ce que vous obtenez

  • Rapport de diagnostic sur le référentiel CNIL des organismes de formation
  • Registre des traitements
  • Mentions pour devis, conventions, formulaires et règlement intérieur
  • Contrat de sous-traitance et charte du formateur
  • Tableau des durées de conservation des dossiers stagiaires
  • Procédures demandes de droits et violations
  • Attestation de désignation du DPO
  • Accès à l'espace Conformité RGPD de l'application Hinsight

Pour qui ?

Organismes de formation et CFACentres de bilan de compétencesAccompagnateurs VAEÉcoles et organismes qui vendent des formations à des particuliersFormateurs indépendants qui sous-traitent pour des organismes

Ce que ça inclut

RGPDDPOOrganismes de formation

Questions fréquentes

Qu'est-ce que le référentiel CNIL des organismes de formation ?

Un référentiel de certification publié par la CNIL, qui décrit les exigences RGPD propres aux organismes de formation : information des stagiaires, gestion des formateurs, sécurité des outils, conservation des dossiers. Des organismes certificateurs agréés délivrent la certification. Nous l'utilisons comme grille de travail, que vous visiez ou non la certification.

Combien de temps conserver les dossiers des stagiaires ?

Le temps nécessaire à la finalité, puis la durée des obligations légales et des contrôles : les preuves de réalisation d'une action financée se conservent en général pendant la durée de prescription des contrôles (3 ans, portée à 10 ans dans certains cas depuis la loi du 25 juin 2026), les données pédagogiques et commerciales beaucoup moins. Nous fixons un tableau de conservation par type de document.

Mes formateurs indépendants sont-ils des sous-traitants ?

Oui dès qu'ils traitent des données de vos stagiaires pour votre compte (listes, évaluations, émargements). Il leur faut un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD, des instructions sur les outils à utiliser et une clause de restitution ou de suppression en fin de mission.

Puis-je transmettre des données de santé à un financeur ?

Seulement ce que le financeur exige et sur une base prévue par les textes (par exemple une reconnaissance de handicap pour une adaptation financée). Le reste des informations de santé recueillies pour adapter le parcours reste chez vous, avec un accès restreint.

Le DPO est-il obligatoire pour un organisme de formation ?

Pas en règle générale. Il le devient si vous traitez des données sensibles à grande échelle ou si vous êtes un organisme public. Il reste recommandé, et vos clients, financeurs et certificateurs le demandent de plus en plus.

Intervenez-vous en dehors de Lyon ?

Oui, partout en France à distance ; sur site dans toute la région Auvergne-Rhône-Alpes, les déplacements au-delà de 50 km autour de Lyon étant facturés au réel.

Informations pratiques

Durée
Diagnostic : 1 jour. Mise en conformité : 3 jours sur 1 à 3 mois. DPO externalisé : engagement de 12 mois.
Modalités et délais d'accès
Premier échange gratuit sous 72 heures ouvrées, démarrage selon vos disponibilités.
Tarifs
Mêmes prix que l'offre DPO externalisé Hinsight : diagnostic 750 € déduit, mise en conformité dès 1 900 €, DPO externalisé 190 € par mois (moins de 20 personnes) ou 390 € par mois (20 à 50 personnes), engagement de 12 mois. Prix nets (TVA non applicable). À distance partout en France, sur site depuis Lyon.

Information mise à jour le 07/11/2026.

Parlons de votre projet

Un premier échange gratuit pour clarifier votre besoin et vous proposer la bonne solution.

Planifier un appel gratuit →Tous les accompagnements