Votre organisme certificateur vous annonce un audit complémentaire, en dehors de votre cycle habituel. C'est la suite d'une non-conformité majeure ou d'un signalement. L'inquiétude est compréhensible : votre certification Qualiopi conditionne l'accès aux financements publics et mutualisés. Mais un audit complémentaire n'est pas une sanction. C'est une occasion de montrer que votre organisme fonctionne bien, ou de corriger ce qui doit l'être. Voici comment l'aborder.
Pourquoi un audit complémentaire
La certification Qualiopi atteste que votre organisme respecte le référentiel national qualité. Elle est délivrée pour trois ans, avec un audit de surveillance à mi-parcours. Entre deux audits, le certificateur doit pouvoir réagir si des doutes apparaissent sur le respect du référentiel. L'audit complémentaire sert à cela : vérifier, sur les points mis en cause, que la certification reste justifiée.
Ce qui peut le déclencher, et ce qui ne le déclenche pas
Un audit complémentaire fait suite :
- à une non-conformité majeure relevée lors de votre audit initial, de surveillance ou de renouvellement : l'audit complémentaire vérifie qu'elle a bien été levée ;
- à un signalement d'un financeur : un OPCO, la Caisse des dépôts, France Travail ou une Région a constaté un manquement lors d'un contrôle ;
- à un signalement des services de l'État, par exemple après un contrôle de la DREETS ;
- à des réclamations de stagiaires ou d'entreprises qui mettent en cause la qualité des actions, quand elles sont portées à la connaissance du certificateur.
À l'inverse, une non-conformité mineure relevée lors d'un audit normal se traite dans le cadre de ce même audit, sans audit complémentaire. Et un audit complémentaire ne remet pas en cause toute votre certification : il porte sur les indicateurs concernés.
Comment se déroule l'audit
Le certificateur vous indique la date, la durée et les indicateurs visés. L'audit se fait sur pièces ou sur site, comme un audit classique. L'auditeur demande les preuves correspondant aux indicateurs en cause et échange avec votre équipe.
S'il relève des non-conformités, vous disposez d'un délai pour les traiter et apporter les preuves des actions correctives.
Les risques, sans dramatiser
Si les non-conformités sont confirmées et ne sont pas levées dans le délai, le certificateur peut :
- suspendre la certification : pendant la suspension, vous ne pouvez plus engager de nouvelles actions financées par des fonds publics ou mutualisés ;
- retirer la certification, dans les cas les plus graves.
Concrètement, cela signifie des financements bloqués : plus de prise en charge par les OPCO, plus de vente sur Mon Compte Formation, plus de financements de France Travail ou des Régions. Pour beaucoup d'organismes, l'essentiel du chiffre d'affaires est en jeu.
C'est pourquoi la préparation compte autant. Un organisme qui arrive à l'audit avec un plan d'actions et des preuves à jour montre qu'il a pris la situation au sérieux.
Pourquoi se faire accompagner
Un audit complémentaire se prépare en peu de temps, sur des points précis. Un accompagnement vous aide à :
- comprendre ce qui est reproché : quels faits, quels indicateurs, quelles actions sont en cause ;
- reprendre vos preuves indicateur par indicateur et repérer les écarts avant l'auditeur ;
- bâtir un plan d'actions crédible, avec des preuves concrètes et datées ;
- traiter les non-conformités dans le délai, sans en créer de nouvelles.
Comment Hinsight vous accompagne
Hinsight accompagne les organismes certifiés avant et pendant un audit complémentaire Qualiopi : analyse de la situation, revue des preuves, plan d'actions, préparation de l'équipe, traitement des non-conformités. Un consultant peut être présent le jour de l'audit, en soutien : il ne répond pas à votre place. Et par principe d'impartialité, un organisme accompagné par Hinsight n'est jamais audité par la personne qui l'a accompagné.
Sources
- Centre Inffo, Renforcement des pouvoirs de contrôle des organismes financeurs de la formation
- Centre Inffo, L'audit de surveillance Qualiopi
- Code du travail, article R. 6332-26 (contrôle par les OPCO et signalement) : Code du travail numérique
Cet article donne des repères généraux à la date de sa publication. Il ne remplace pas l'analyse de votre situation.